档案是人事档案的简称。人事档案是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。档案关系重大，若有缺失将影响以后的升学、入职、岗位升迁、落户等关系重大的事情！请全体同学务必重视！

（注意：培养方式为“定向”和“委培”的研究生档案寄送请联系郭莉老师（机械楼A106,021-34205902,guol@sjtu.edu.cn),填以下档案寄送收集系统无效）

一、档案寄送流程

档案寄送信息收集系统网址：https://ssc.sjtu.edu.cn/f/3e78722c

档案寄出情况查询网址：https://rsc2.sjtu.edu.cn/DAStateQuery/ChooseClassify.aspx（请同时输入姓名学号进行查询）

注：该管理办法适用于正常工作日，不含寒暑假等国家法定假日。如有寄档需要，务必在寒暑假放假前2周提交寄送档案信息，以便学院及时办理。务必高度重视！

二、注意事项

1、毕业材料组成：学位授予通知书+成绩单+《上海高校毕业生登记表》，以上材料不全的档案不予寄出，其中学位授予通知书和成绩单会随着学位证毕业证一起发放至学院进行归档，学生填写寄送档案之前请务必保证已取得学位证毕业证、办理完离校手续，且《上海高校毕业生登记表》已经交至学院，否则不予寄出。

2、《就业通知书》（俗称“报到证”）取消通知：从2023年起，不再发放《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》和《全国毕业研究生就业报到证》（以下统称就业报到证），取消就业报到证补办、改派手续，不再将就业报到证作为办理高校毕业生招聘录用、落户、档案接收转递等手续的必需材料。

3、若档案中无《上海高校毕业生登记表》，请至机械楼A108领取，一式两份，并按照附件中样表要求填写盖章后交至机械楼A108。

4、档案接收单位写全称，应与“寄送档案地址”相一致。

5、寄送档案地址：地址需从省级行政区写到门牌号，例：浙江省台州市路桥区工业路101号。

6、提交寄送档案信息前，事先与档案接收单位取得沟通，确保档案接收单位具有档案接收权限且同意接收。因个人提供的寄档信息错误而导致档案遗失等问题，责任自负！

7、档案接收单位不一定是工作单位。务必和工作单位的人事部门确认所填档案接收单位具有档案接收权限，否则档案无法寄出。

8、档案接收单位为上海市各区就业促进中心的，务必附落户证明。户籍证明无法提供纸质版的，可上传扫描件（须为PDF格式，不建议拍照）至档案寄送信息收集系统，扫描件应清晰可见。

9、户籍所在地为上海市的，户口本本人信息所在页也可作为户籍证明。

10、职业发展中心将寄送档案信息提交至学校档案室后，会在银河国际网站4556网站公布名单及档案材料情况。如需本人补充材料的，也将一并公布，若接到职业发展中心通知需补充材料的同学，材料补齐后务必重新登记一下档案寄送信息，否则不予寄出。

11、3月和6月毕业的学生，需于当年7月15日前提交档案寄送信息。其余月份毕业的学生，需于取得双证后一个月内提交档案寄送信息。

12、长期存于学校档案室的档案将视为无人所属，可能会集中销毁。因特殊情况需要申请档案暂存请填写以下链接：https://ssc.sjtu.edu.cn/f/1a0b95f0，进行申请，不得超过毕业当年的12月31日。

13.如有其他问题，欢迎咨询。学院电子邮箱：jidongdangan@126.com，电话：021-34205901。

附件1：本科生毕业生登记表填写模板

附件2：研究生毕业生登记表填写模板

附件3：学生档案常见问答